Aún hoy, con 30 años de trabajo en el área de la consultoría en negociación y manejo de relaciones, sigo asombrándome con una estadística que a lo largo del tiempo permanece casi inalterable: entre el 80 y el 90% de los ejecutivos y funcionarios que trabajan en empresas y organizaciones admiten que no se preparan antes de una negociación, o bien lo hacen pero de manera incompleta y sin utilizar ninguna metodología. Esto sucede tanto en el contexto de grandes compañías multinacionales como en empresas pequeñas y medianas. Los datos surgen de las tareas previas de diagnóstico que realizamos en todos nuestros trabajos tanto de capacitación como de consultoría.

Ahora bien, cambiemos de contexto: ¿Cuál cree usted que es la condición básica e indispensable que sustenta los resultados que obtiene un deportista de élite? Es el entrenamiento que realiza todos los días de su vida preparándose para el próximo match o competencia en la que deba participar. Y usted va a encontrar que en cualquier disciplina deportiva los que obtienen los mejores resultados, los que sobresalen, los que cuando uno los ve parecen tocados por una varita mágica…son en general los que más tiempo, y casi obsesivamente, le dedican al entrenamiento.

Ellos ponen en práctica una habilidad que muy probablemente venía en su “caja de herramientas” al nacer, pero que desarrollan y perfeccionan con la práctica constante.
Cuando abordamos una negociación también se pone en acción la habilidad que tengamos para hacerlo, y mucho mejor no irá si antes de hacerlo nos preparamos adecuadamente. Nuestra experiencia nos indica que con mucha frecuencia los problemas y cortocircuitos que se producen en las negociaciones tienen su origen en la falta de preparación previa.

Veamos algunas ideas y recomendaciones para encarar con eficiencia la primera etapa de un proceso de negociación: la preparación.

Dos premisas básicas para lograr que la preparación sea productiva:

1 – Prepárese de forma sistemática:

• El método le aporta eficiencia al proceso. Ayuda a ahorrar tiempo.
• Utilizar repetidamente el mismo método genera hábito. Y en la medida que tenga un hábito adquirido será cada vez más sencillo encarar la tarea de preparar.

2 – Dedique a esta etapa de preparación el tiempo que sea necesario:

• ¿Y cuál es el “tiempo necesario”? El que le permita sentirse seguro de que tiene la situación controlada; de que hizo el análisis necesario de todas las variables (más abajo compartiremos una manera de hacerlo). El tiempo habrá llegado cuando tenga la misma sensación que sentía (o siente) cuando tenía que dar un examen y pensaba “ya estudié lo suficiente, me siento listo para el examen”.
• En la medida en que se prepare con método una y otra vez, el tiempo que le requiera la preparación será cada vez menor.

¿Cómo me preparo de forma sistemática?

Existen recomendaciones de fácil aplicación para comenzar a tener un método consistente a la hora de prepararse. Hay una cantidad de técnicas y herramientas que ayudan a mejorar el proceso y adentrarse más profundamente en cada elemento. Pero si hasta hoy usted no se preparaba o se preparaba de manera insuficiente, vayamos de menos a más y comencemos con lo que viene ahora.

Estamos hablando de sistema y de método, así es que utilizaremos los siete elementos que están presentes en toda negociación y que ahora veremos desde el punto de vista de la preparación. Esos siete elementos serán su caja de herramientas para prepararse.

Un camino de preparación que se hace sencillo de transitar si seguimos algunas pautas con respecto a cada elemento:

• Intereses:
  • ¿Cuáles son todas las partes involucradas en esta negociación?
  • ¿Cuáles son mis intereses y los de las otras partes?
  • ¿Qué es lo que realmente necesito? ¿Qué es lo que me preocupa? ¿Qué es lo que no quiero que ocurra?
  • ¿Y cuáles son las necesidades, preocupaciones y temores de las otras partes?
  • ¿Cuáles intereses son complementarios?

• Alternativas:
  • ¿Dónde puedo conseguir lo que necesito si no hay acuerdo en esta negociación? ¿Qué tan buenas son mis alternativas?
  • ¿Dónde pueden conseguir las otras partes lo que necesitan si no acuerdan conmigo? ¿Qué tan buenas son sus alternativas?

• Opciones:
  • ¿Qué ideas puedo plantear que ayuden a satisfacer los intereses de todas las partes de manera eficiente y sin dejar desperdicio?
  • ¿Cómo puedo mostrar que las ideas que aportaré ayudan a ampliar el pastel de manera que haya más a repartir para cada parte?

• Legitimidad:
  • ¿Qué criterios objetivos, de mercado, de usos y costumbres puedo utilizar para que las opciones que voy a presentar sean más persuasivas?
  • ¿En cuáles criterios objetivos me puedo apoyar si lo que me proponen se sale de los estándares aceptables?

• Compromiso:
  • ¿El compromiso al que estamos arribando es realista? Es decir ¿las partes podrán cumplirlo?
  • ¿Es suficiente? Es decir ¿está todo contenido en él? ¿nada quedó librado al azar?
  • ¿Es operativo? Es decir ¿cada una de las partes sabe quién tiene que hacer qué cosa, cómo, cuándo y dónde?

• Comunicación:
  • ¿Qué preguntas haré para lograr que ellos hablen de sus necesidades e intereses?
  • ¿Cuáles son las suposiciones que tengo en este momento y que debo chequear con ellos?
  • ¿Cuáles son los intereses y necesidades que yo tengo y pondré sobre la mesa sin correr riesgos?
  • ¿De qué manera presentaré mis ideas para lograr mostrar empatía con sus necesidades?

• Relación:
  • ¿Hay en este momento dificultades en la relación? ¿Qué puedo hacer para mejorar esa situación? ¿Y qué es lo que puedo sugerirles a ellos hacer? ¿De qué manera lo ven ellos?
  • Si no hay dificultad alguna en la relación ¿cómo reforzaré la importancia de continuar desarrollando una relación sana en el largo plazo?

Como comentaba antes, hay una cantidad de técnicas y herramientas que ayudan a refinar, sofisticar y mejorar el proceso de preparación con respecto a todos y cada uno de los elementos mencionados. Pero si hasta ahora no hacíamos nada o lo hacíamos de manera insuficiente, las recomendaciones anteriores son un buen camino para comenzar a incorporar un hábito saludable a la hora de negociar.

Algunos mitos para derribar y dudas para despejar:

• ¿Y si tiene poco tiempo para preparar? En ese caso concéntrese en los elementos del sistema en los que usted piensa que estarán las principales dificultades durante la negociación. En general se pueden identificar uno o dos elementos donde sería más importante concentrarse. Abóquese a preparar esos elementos.
• ¿Y si no tiene nada de tiempo para prepararse? En ese caso la recomendación es que negocie el momento en el que va a negociar. Sí, es eso. Y no es un trabalenguas. Si no estoy preparado, no me siento a negociar. Y esa premisa recomiendo no cambiarla. Un cliente, un proveedor, un jefe, no deberían tomar a mal un comentario como este: “Mira, realmente no me siento preparado para hablar sobre este tema ahora. Si me das tiempo hasta mañana, seguramente podré elaborar un par de ideas que sean más útiles que lo que se me pueda ocurrir ahora a las apuradas”. Por supuesto que si la negociación en el medio de la que usted está es con un ladrón que le acaba de proponer: “la plata o la vida”… olvide la preparación y entregue su cartera con todo el dinero.
• “Todo el tiempo negocio este tipo de cuestiones; no me hace falta preparación”. Volvamos al deporte. Ya lo mencionamos al principio: los que llegan más lejos son los que más se preparan. Hace muchos años un golfista muy reconocido hizo un tiro muy difícil con un resultado increíblemente bueno. Alguien que estaba con él le dijo “Pero que suerte tuvo!!”, a lo que el golfista respondió: “Es cierto. Y usted sabe que he notado que cuanto más practico, más suerte tengo…”. No hace falta agregar más.
• “Me va muy bien sin prepararme” . Es posible que así sea, pero sin dudas mucho mejor le iría si estuviera adecuadamente preparado.

Para finalizar:

• Para adquirir un hábito se necesita repetir una misma conducta. Comience a prepararse en todas las situaciones de negociación, persuasión e influencia que se le presenten. Ya sean profesionales o personales. La preparación se constituirá en un hábito más rápido de lo que cree.
• Una vez hecho el hábito y adoptado un sistema para preparar sus negociaciones, podrá comenzar a bucear en la gran cantidad de herramientas y técnicas – provenientes de las nuevas ciencias de la conducta; las teorías de la comunicación; etc. – que utilizamos para refinar y mejorar todo el proceso de negociación.
• Si no cuenta con tiempo para prepararse, negocie el momento en el que va a negociar. No entre en una negociación sin una preparación adecuada.
• Si tiene tiempo pero no es suficiente, concéntrese en aquellos elementos del sistema donde encuentre más dificultades.
• Pida ayuda para prepararse a colegas o compañeros. La etapa de preparación es ideal para una actividad de brainstorming.
• Luego de finalizada la negociación pregúntese cómo hubiera podido prepararse mejor. Implemente esas mejoras en la próxima oportunidad.
• El tiempo que invierta en prepararse lo ahorrará durante la etapa de negociación.
• El resultado que obtenga de una negociación será siempre mejor si se preparó adecuadamente y de forma sistemática.